Chaos en ondernemen dat is natuurlijk niet meteen de beste match, dus ik ben altijd op zoek naar manieren om mijn chaos in te perken. Daarom dat ik systemen maak voor ALLES, gaande van hoe ik omga met mails tot hoe ik mijn planning maak.
Ik geef toe dat mijn manier van werken en plannen een allegaartje is van allerhande interessante technieken en ideeën die ik doorheen de jaren ben tegengekomen. Sommige kwam ik tegen tijdens cursussen, over andere las ik in boeken en nog andere zoals het concept van scrum leerde ik toen ik nog in hoofdberoep werkte voor een webbureau. En hoewel het een allegaartje is, is het een manier van plannen die werkt voor mij. En misschien werkt die ook wel voor jou.
Van the big picture naar de details
Alles begint bij the big picture. Waar wil je naar toe? Dat is de vraag die je je moet stellen voor je aan de planning begint. En dat is dan niet “wat wil je bereikt hebben aan het einde van de week?”. Nope. Bekijk het groot. Groter. Grootst. Wat wil je bereikt hebben over vijf jaar? Of als dat een beetje te moeilijk is om je voor te stellen, dan kan je je afvragen waar je volgend jaar wil staan. Dit zijn grote doelen gaande van “ik wil een jaar de wereld rondtrekken en ondertussen toch nog kunnen werken” tot “ik wil dat mijn man en ik nooit nog een uur in ons leven voor iemand anders moeten werken”.
Die grote doelen zijn voor iedereen anders. Iedereen zijn ambities liggen ergens anders. Bij de een zal de focus meer op gezin liggen, bij de ander meer op reizen, nog een ander zal voor focussen op gezondheid of geld. Het belangrijkste is dat jij je goed voelt bij de doelen die je je stelt zodat die doelen je kunnen motiveren en dat duwtje in de rug kunnen geven als het even moeilijk wordt.
De details omzetten naar meetbare doelstellingen om je planning te vereenvoudigen
Dan komen meetbare doelstellingen heel goed van pas. Dit zijn doelen die in eerste plaats haalbaar zijn. Je kan moeilijk verwachten dat jij en je partner binnen het jaar jullie jobs zullen kunnen opzeggen (tenzij je natuurlijk de lotto wint. Of de EuroMillions. Of iets dergelijks), maar je kan wel tijdens het komende jaar al eens werk maken van die eerste stap, namelijk dat bijberoep beginnen. Volgend jaar kan je dan een stapje verder gaan en er voor zorgen dat één van jullie bijvoorbeeld halftijds kan gaan werken. Het jaar daarop kan één iemand zijn baan opzeggen en met wat geluk volgt de andere het jaar daarop.
Een meetbaar doel kan je uitdrukken zonder “meer” of “minder” te gebruiken. Goede voornemens worden vaak uitgedrukt met “meer” en “minder”. Meer foto’s nemen van de kinderen, minder alcohol drinken en meer langsgaan bij de bomma. Maar hoeveel is minder? Hoeveel is meer? Wanneer weet je dat je geslaagd bent in je opzet? Er is niets concreet waardoor je kan zeggen: “nu ben ik in mijn opzet geslaagd!”. Er is geen meetstaf. Hetzelfde geldt voor vage voornemens zoals “ik ga afvallen en gezonder leven”. Hoe ga je gezonder leven? Hoeveel kilo wil je afvallen?
Bij meetbare doelstellingen heb je een doel dat je kan tracken. Je kan er gegevens van bijhouden. Een mooi voorbeeld hiervan is “ik ga tien kilo afvallen tegen 31 december”. Iedere week kan je jezelf op een vaste dag wegen, het nummertje dat op de weegschaal verschijnt ergens noteren en zo het verloop van je gewichtsverlies bijhouden. Deze cijfers geven je een duidelijk beeld van hoe goed of slecht je bezig bent. Als je merkt dat je lichaamsgewicht min of meer hetzelfde blijft, dan weet je dat je iets gaat moeten veranderen aan je eetpatroon of bewegingspatroon. Je hebt concrete cijfers waardoor je gemotiveerd kan worden en waardoor je de gang van zaken in het oog kan houden. Op het einde van het jaar kan je deze cijfers in een mooi statistiekje gieten en kan je iedereen laten zien wanneer je het meest bent afgevallen en wanneer het even wat moeilijker ging.
Meer over meetbare doelstellingen kan je in het blogbericht: “Waarom je dit jaar voor meetbare doelstellingen moet gaan“.
Aan het einde van deze oefening hou je héél wat kleine to do items over. En hoewel het er ongetwijfeld héél veel zijn, zijn ze haalbaar en vatbaarder dan een groot doel als “ik wil dat mijn man en ik nooit nog een uur in ons leven voor iemand anders moeten werken”. Door zo’n groot doel kan je helemaal overweldigd worden. Heel wat kleinere doelen zullen je minder snel overweldigen en iedere keer als je één van je to do’s afvinkt, krijg je meteen dat gevoel dat je weer een stapje in de goede richting hebt gezet.
Stapje voor stapje kom je er wel.
Focus gedurende één kwartaal en neem je belangrijkste taken op in je planning
Wat ik de afgelopen jaren heb gemerkt is dat ik me niet langer dan drie maanden op één doelstelling kan concentreren. Als ik doelstellingen of goede voornemens maakte aan het begin van het jaar, dan was ik ze meestal wel vergeten tegen mei of juni. Jikes! Dat zorgde ervoor dat ik er niet meer echt mee bezig was en de big picture serieus uit het oog verloor. Dat is natuurlijk ook niet de bedoeling.
Een kwartaal blijkt makkelijker te zijn om me te focussen om een aantal doelstellingen. Dat wil dus zeggen dat je uit die lange, lange lijst met kleine to do’s die je eerder maakte, een aantal items gaat uitlichten. Tijdens het eerste kwartaal van het jaar kan je je misschien focussen op het aanvragen en opstarten van dat bijberoep. Tijdens het tweede kwartaal van het jaar kan je je focussen op het uitwerken van je website. Tijdens het derde kwartaal kan je je dan weer helemaal werpen op je social media game. Etc. Etc.
Het grote voordeel hieraan is dat je je focus niet verliest. Ja, ik geef het toe, soms lijkt het écht alsof je ter plaatse blijft trappelen en je niet vooruit geraakt, maar geloof me vrij, je neemt grotere stappen dan dat je denkt. Daarnaast zorg je ervoor dat je flexibel blijft. Blijkt die website voor je bijberoep toch niet klaar te zijn tegen wanneer je hem wil promoten? Dan kan je alvast beginnen aan je social media kanalen op punt te stellen zodat je daarmee al naar buiten kan komen.
Aan het het begin van ieder kwartaal plan je één dag in om je focus voor dat kwartaal vast te leggen en om even terug te blikken op het afgelopen kwartaal. Vooruitblikken is één ding, maar ook terugblikken is niet onbelangrijk. Je kan heel wat leren uit de afgelopen drie maanden.
Stel jezelf de vragen: “Wat ging er goed?” en “Waar liep het wat mis?“. Misschien begon je een nieuwe tool te gebruiken waarmee je je mail makkelijker kan beheren en heeft dat je leven een pak eenvoudiger gemaakt. Die kennis die je hebt opgedaan en die tool die je bent beginnen gebruiken, kan je zeker meenemen naar het volgende kwartaal. Misschien liep de opvolging van bepaalde projecten volledig in het honderd doordat je geen project management tool gebruikt. Dan kan je in het volgende kwartaal werk maken van de zoektocht naar een project management tool die perfect bij jou past, zodat je je projecten beter kan opvolgen.
Het is heel belangrijk dat je even stilstaat bij deze zaken. Vier je overwinningen met een stukje taart, een koffietje of een glas champagne. En gebruik de zaken die mislopen als motivatie om nog beter je best te doen om je doelstellingen tot een goed einde te brengen.
Scrum: korte sprints van twee weken
Ik vermoed dat het bij de meeste mensen stopt met doelstellingen zetten bij een kwartaal, misschien hooguit een maand. Ik ga een stapje verder en maak doelstellingen per twee weken. Dat zijn mijn scrum sprints. Je vraagt je misschien af waarom ik werk met twee weken. Het is inderdaad een beetje vreemd. Een beetje maar. Een heel klein beetje. Het komt er op neer dat een week te kort is om je echt te storten op een grotere taak en een maand net te lang is. Twee weken blijkt ideaal te zijn.
Scrum is een techniek die wordt toegepast om op een flexibelere manier producten te maken en dan gaat het vooral om software. Of websites. Of apps. Scrum bestaat uit een aantal concepten die ik toepas. Ik voeg er eerlijkheidshalve aan toe dat ik een aantal concepten ook volledig aan mij voorbij laat gaan. Ik ben van het principe dat je de elementen moet gebruiken die voor jou werken en de andere elementen uit een bepaald systeem die misschien minder bijdragen, moet je gewoon links laten liggen.
- Sprint. Een sprint is een periode van twee weken waarin je je focust op een aantal taken of projecten.
- Sprint planning. Aan het begin van iedere sprint maak je een sprint planning waarin je duidelijk gaat afbakenen met welke taken of projecten je aan de slag gaat.
- Sprint retrospective. Aan het einde van iedere sprint blik je even terug op de afgelopen twee weken om na te gaan wat er goed ging en wat er helemaal mis liep. Een beetje zoals je zou doen aan het einde van een kwartaal. Hier kijk je ook even of je alle taken voor de afgelopen sprint hebt kunnen afvinken. Indien nodig plan je ze opnieuw in tijdens de sprint planning. En ja, ik noem dit vaak ook mijn sprint review, maar technisch gezien is sprint review iets anders volgens scrum. Dat is voor de scrum puristen onder ons.
- Bonusweek. Dit is technisch gezien geen echt scrumconcept, maar het komt wel van pas. Vaak bestaan kwartalen niet éxact uit twaalf weken. Het gebeurt al een keertje dat er een week extra is. Die week kan je dan gebruiken als inhaalweek om de taken die zijn blijven rondslingeren aan te pakken of om je even vollenbak te focussen op één van je eigen projecten.
Ik gebruik zelf Asana als project management tool en tijdens een sprint planning/retrospective zal ik een aantal taken selecteren om af te werken tijdens die sprint. Die geef ik dan een concrete datum om aan te werken en plan ik dus zo in. Als er taken zijn die ik tijdens die sprint wil doen, maar die ik niet meteen een concrete datum kan geven om aan te werken, dan stel ik de due date van die taak in Asana in op de laatste zondag van de sprint. Tijdens de sprint retrospective op maandag kan ik dan kijken of ik die taken heb kunnen afvinken. Het beste is natuurlijk dat je iedere taak op een specifieke dag kan inplannen. Zo weet je dat die zo goed als zeker afgewerkt zal worden en dat je geen gigantische achterstand oploopt met je projecten.
Het voordeel van op deze manier te werken, vooral als je een kleine zelfstandige bent, is dat je taken en opdrachten beter kan opvolgen. Het maakt niet uit of dat opdrachten voor anderen zijn of interne opdrachten die je zaak kunnen doen groeien. Scrum werken zorgt ervoor dat je je focust op een aantal taken en niet afgeleid geraakt door eender wat er op je pad verschijnt. Het zorgt ervoor dat je een beter zicht hebt op je planning en je tijd. Als een taak niet afgeraakt tijdens deze sprint en je moet die doorschuiven naar de volgende sprint, dan weet je dat je bij die volgende sprint niet gigantisch veel andere taken kan inplannen, want je neemt al een taak mee uit de vorige sprint.
En uiteraard is taken blijven doorsluizen naar de volgende week not done. Uiteraard. Als je toch merkt dat je dat wel blijft doen, dan kan het altijd handig zijn om op zoek te gaan naar een accountability maatje waar je verantwoording tegen moet afleggen. Hij of zij kan je dan een stevige schop onder je kont geven als je toch weer een bepaalde taak doorschuift voor de zoveelste keer. Of hij/zij kan je even heel kritisch vragen waarom je die taak blijft uitstellen. Loop je tegen je eigen grenzen aan? Heb je misschien geen zin om aan die opdracht te werken? Past die taak of opdracht misschien niet in the big picture? Of zit je planning gewoon té vol?
En aandacht, lieve mensen, dat is goud waard in tijden van social media, mail en Netflix.