E-mail is een noodzakelijk kwaad voor iedereen. Natuurlijk moet je bereikbaar zijn per e-mail. Het is dé manier van communiceren. Je klanten sturen snel een mailtje om iets te vragen, een bedrijf doet je via mail een leuk voorstel om samen te werken en wekelijks ontvang je wel een aantal interessante nieuwsbrieven die je zeker wil lezen. Maar soms zijn die inkomende berichten behoorlijk afleidend en overweldigend.
De afgelopen jaren heb ik verschillende stappen gezet om mijn leven met e-mail wat aangenamer te maken. Het begon met de meldingen af te zetten van mijn professionele e-mail op mijn smartphone. Ik zie dus niet meteen op mijn smartphone wanneer een klant feedback geeft of wanneer er een nieuwe opdracht binnenkomt. En dat werkte perfect. Het bracht heel wat rust met zich mee. Ik kon mijn mailbox perfect loslaten als ik onderweg was of aan de slag was bij mijn hoofdberoep. Ideaal.
Maar eens ik achter mijn computer zat, werd het moeilijker merkte ik. Ik liet mijn Gmail openstaan in een tab van mijn browser en hield heel de tijd die tab in het oog. Van zodra er een cijfertje in verscheen dat aangaf dat er nieuwe mail op me stond te wachten, was ik er als de kippen bij om die mail te lezen. Niet bepaald ideaal. Dus ging ik verder op zoek naar oplossingen voor mijn situatie.
Je inbox pauzeren
Je leest het goed. Je kan je inbox pauzeren. Hiervoor heb je Chrome, Gmail en de Chrome addon Inbox Pause nodig. Het principe is eenvoudig. Inbox Pause zorgt ervoor dat je een extra knop te zien krijgt in je Gmail account: een pauze knop. Als je die induwt, komt je mail alleen maar binnen op de momenten die jij hebt aangegeven in de instellingen. In mijn geval is dat het ‘s ochtends om 8u30, ‘s middags om 13u en in de namiddag nog een keertje om 17u. Dit zijn de standaardtijden die ingesteld zijn als je Inbox Pause installeert, maar je kan natuurlijk zelf tijdstippen toevoegen die beter passen voor jou.
Je kan ervoor kiezen om terwijl je inbox gepauzeerd staat een autoresponder uit te sturen om je contact even te laten weten dat je je e-mail niet meteen zal checken en dus ook niet meteen zal beantwoorden. Zelf heb ik deze optie uitgeschakeld omdat ik het niet echt nodig vind. Mensen die je mailen moeten niet verwachten dat je ze meteen terug mailt. Ik verwacht dat zeker niet bij de mensen die ik aanschrijf.
E-mail inplannen om later te versturen
Een andere functionaliteit van Gmail die me al serieus van pas is gekomen, is de optie om mails later te versturen. Ik durf wel eens ‘s avonds of tijdens de weekends werken aan projecten voor klanten. Uiteraard kan ik dan meteen om tien uur ‘s avonds of zondagochtend om acht uur een mailtje sturen met het afgewerkte product. Maar dat vormt bij de klant het idee dat je constant bereikbaar bent ook ‘s avonds, ook tijdens de weekends.
De meeste klanten zullen begrijpen dat dat niet de norm is en zullen niet verwachten dat je constant op hun mailtjes ‘s avonds laat antwoord, maar er zijn altijd uitzonderingen. Dus als ik tegenwoordig ‘s avonds laat doorwerk of tijdens de weekends, zorg ik ervoor dat ik mijn mails zo instel dat ze pas later verstuurd worden. Werk ik op zaterdagmiddag nog snel een ontwerp of wat wireframes af? Dan stel ik mijn mail zo in dat hij maandagochtend om 8u30 de deur uitgaat. Werk ik op een donderdagavond door tot bedtijd? Dan stel ik mijn mail zo in dat hij vrijdagochtend om 8u30 de deur uitgaat.
E-mail snoozen om later terug op te pikken
En zowat de beste functie voor een chaoot als mezelf, is de snooze functie. Als het op opstaan en wekkers aankomt, snooze ik letterlijk nooit. De wekker gaat af om 6u30 en ik sta meteen op. Altijd. Geen uitzonderingen. Het duurt soms even voor ik de prut uit mijn ogen heb gekregen en mijn fijne motoriek begint te werken, maar snoozen doe ik niet. Mijn mail snoozen daarentegen, dat is een heel ander verhaal. Soms krijg je van die mails binnen waarvan je denkt: “Daarmee moet ik nog iets doen, maar niet meteen,”. In mijn geval laat ik die mails dan ook op gelezen staan en dan verdwijnen ze vrij snel tussen de rest van de mails. Ik ken mensen die die mails terug op ongelezen zetten en ze zo verder opvolgen, maar helaas kan ik ongelezen mails in mijn mailbox mentaal niet aan.
Werken met templates
Ongetwijfeld krijg je regelmatig dezelfde vraag opnieuw en opnieuw en opnieuw in je mailbox. Hoeveel kosten de diensten die je aanbiedt? Hoe ga je te werk? Kan je ook betalen via overschrijving in plaats van met de Bancontactapp? De antwoorden op die vragen zijn steeds hetzelfde. De kost van een website en mijn werkwijze gaan niet veranderen van de ene dag op de andere. Het is te gek voor woorden om iedere keer als ik die vragen krijg, dezelfde antwoorden iedere keer opnieuw uit te typen. In Gmail kan je templates aanmaken waarin je standaard antwoorden kan opnemen. Als je dan opnieuw één van die terugkerende vragen krijgt, dan kan je het gewenste template selecteren en done.