E-mail is een noodzakelijk kwaad voor iedereen. Natuurlijk moet je bereikbaar zijn per e-mail. Het is dé manier van communiceren. Je klanten sturen snel een mailtje om iets te vragen, een bedrijf doet je via mail een leuk voorstel om samen te werken en wekelijks ontvang je wel een aantal interessante nieuwsbrieven die je zeker wil lezen. Maar soms zijn die inkomende berichten behoorlijk afleidend en overweldigend.
De afgelopen maanden heb ik al een paar stappen gezet om mijn leven met e-mail wat aangenamer te maken. Het begon met de meldingen af te zetten van mijn professionele e-mail op mijn smartphone. Ik zie dus niet meteen op mijn smartphone wanneer een klant feedback geeft of wanneer er een nieuwe opdracht binnenkomt. En dat werkte perfect. Het bracht heel wat rust met zich mee. Ik kon mijn mailbox perfect loslaten als ik onderweg was of aan de slag was bij mijn hoofdberoep. Ideaal.
Maar eens ik achter mijn computer zat tijdens mijn bijberoep-uren, werd het moeilijker merkte ik. Ik liet mijn Gmail openstaan in een tab van mijn browser en hield heel de tijd die tab in het oog. Van zodra er een cijfertje in verscheen dat aangaf dat er nieuwe mail op me stond te wachten, was ik er als de kippen bij om die mail te lezen. Niet bepaald ideaal. Dus ging ik verder op zoek naar oplossingen voor mijn situatie en kwam ik op twee interessante Chrome addons uit.
Je inbox pauzeren
Je leest het goed. Je kan je inbox pauzeren. Hiervoor heb je Chrome, Gmail en de gratis Chrome addon Inbox Pause nodig. Het principe is eenvoudig. Inbox Pause zorgt ervoor dat je een extra knop te zien krijgt in je Gmail account: een blauwe pauze knop. Als je die induwt, komt je mail alleen maar binnen op de momenten die jij hebt aangegeven in de instellingen. In mijn geval is dat het ’s ochtends om 8u30, ’s middags om 13u en in de namiddag nog een keertje om 17u. Dit zijn de standaardtijden die ingesteld zijn als je Inbox Pause installeert, maar je kan natuurlijk zelf tijdstippen toevoegen die beter passen voor jou.
Je kan ervoor kiezen om terwijl je inbox gepauzeerd staat een autoresponder uit te sturen om je contact even te laten weten dat je je e-mail niet meteen zal checken en dus ook niet meteen zal beantwoorden. Zelf heb ik deze optie uitgeschakeld omdat ik het niet echt nodig vind. Mensen die je mailen moeten niet verwachten dat je ze meteen terug mailt. Ik verwacht dat zeker niet bij de mensen die ik aanschrijf.
Meer info? inboxpause.com
Je leven makkelijker maken met Streak
Een paar weken geleden herontdekte ik ook Streak. Ik had het al een keertje geïnstalleerd, maar was er nooit heel ver mee geraakt. Nu sla ik mezelf serieus tegen het hoofd dat ik niet de moeite heb genomen om het toen allemaal goed in te stellen. Het had me zoveel kopzorgen bespaard. En volgens mij haal ik er nog altijd niet alles uit de vele mogelijkheden die deze addon biedt. Om Streak te kunnen gebruiken heb je Chrome, Gmails en de Chrome addon nodig.
Eén van de zaken die ik momenteel al vrij vaak gebruik, is de Fragmenten functie. Ik krijg regelmatig dezelfde vragen in mijn inbox. Hoeveel kost een geboortekaartje op maat? Wat is je werkwijze? Heb je tijd voor een nieuw project? De antwoorden op die vragen zijn steeds hetzelfde. De kost van de geboortekaartjes en mijn werkwijze gaan niet veranderen van de ene dag op de andere. Het is te gek voor woorden om iedere keer als ik die vragen krijg, dezelfde antwoorden iedere keer opnieuw uit te typen. Voor Streak had ik een document met al mijn standaard antwoorden erin. Nu staan die antwoorden in Streak en kan ik ze eenvoudigweg toevoegen aan een e-mailantwoord met een simpele klik of met een shortcode.
Ik gebruik voor dit artikel een paar screenshots die ik van de Streak site heb geplukt. Dus dit is niet mijn mailbox. Dit even ter info. 😉
Een andere functionaliteit van Streak die me al serieus van pas is gekomen, is de optie om mails later te versturen. Ik durf wel eens ’s avonds of tijdens de weekends werken aan projecten voor klanten. Uiteraard kan ik dan meteen om tien uur ’s avonds of zondagochtend om acht uur een mailtje sturen met het afgewerkte product. Maar dat creeert bij de klant het idee dat je constant bereikbaar bent ook ’s avonds, ook tijdens de weekends.
De meeste klanten zullen begrijpen dat dat niet de norm is en zullen niet verwachten dat je constant op hun mailtjes ’s avonds laat antwoord, maar er zijn altijd uitzonderingen. Dus als ik tegenwoordig ’s avonds laat doorwerk of tijdens de weekends, zorg ik ervoor dat ik mijn mails zo instel dat ze pas later verstuurd worden. Werk ik op zaterdagmiddag nog snel een illustratie af? Dan stel ik mijn mail zo in dat hij maandagochtend om 8u30 de deur uitgaat. Werk ik op een donderdagavond door tot middernacht? Dan stel ik mijn mail zo in dat hij vrijdagochtend om 8u30 de deur uitgaat.
En zowat de beste functie voor een chaoot als mezelf, is de snooze functie. Als het op opstaan en wekkers aankomt, snooze ik letterlijk nooit. De wekker gaat af om 6u30 en ik sta meteen op. Altijd. Geen uitzonderingen. Het duurt soms even voor ik de prut uit mijn ogen heb gekregen en mijn fijne motoriek begint te werken, maar snoozen doe ik niet. Mijn mail snoozen daarentegen, dat is een heel ander verhaal. Soms krijg je van die mails binnen waarvan je denkt: “Daarmee moet ik nog iets doen, maar niet meteen,”. In mijn geval laat ik die mails dan ook op gelezen staan en dan verdwijnen ze vrij snel tussen de rest van de mails. Ik ken mensen die die mails terug op ongelezen zetten en ze zo verder opvolgen, maar helaas kan ik ongelezen mails in mijn mailbox mentaal niet aan.
Streak heeft ervoor gezorgd dat je mails die binnenkomen, waar je niet meteen iets voor moet doen, kan snoozen. Ik krijg, zoals ik eerder al vermeldde, regelmatig vragen in verband met geboortekaartjes op maat. Vaak stuur ik dan mijn gebundeld antwoord door over de prijs en de werkwijze. En sommige klanten zijn zo enthousiast en willen zo graag samenwerken, dat ze binnen de vierentwintig uur laten weten dat ze willen samenwerken. Andere klanten twijfelen misschien nog een beetje en hebben wat bedenktijd nodig. Het zijn die klanten waarbij de snooze van pas komt.
Je kan alvast een e-mail schrijven (weer een fragment) en dat klaarzetten als mail naar die klant. Dat kan iets zijn in de aard van: “je contacteerde me onlangs in verband met een samenwerking en ik vroeg me af of je nog geïnteresseerd bent,” en dan plan je die mail in via de snooze functie. Je kan instellen dat je een week later herinnerd wil worden aan die mail als er geen antwoord komt van de potentiële klant. Als de klant in kwestie dus niet antwoord, zal de mail terug in je inbox verschijnen en op die manier weet je dat je nog een keertje een mail moet sturen. Op die manier kunnen potentiële klanten niet door de mazen van het net glippen.
Meer info? streak.com
Die drie functies binnen Streak en de Inbox Pause hebben de afgelopen weken heel wat rust in mijn inbox én in mijn hoofd gebracht. Daarnaast heb ik het gevoel dat ik weer wat grip heb op mijn inbox, want ik was het overzicht een beetje aan het verliezen. De komende weken en maanden hoop ik Streak nog beter te leren kennen zodat ik er nog meer uit kan halen, maar dit is alvast een geweldig begin.
Hoe beheer jij je mailbox? Ben je een zware aanhanger van het inbox zero principe of gebruik je ook allerhande addons om je het leven wat makkelijker te maken?
Oh interessant, hier had ik nog nooit van gehoord! Ik ben net vandaag bezig geweest met al mijn e-mailaccounts in Mail (de Outlook van Mac) te krijgen en handtekeningen in te stellen voor elk account. Bij die handtekeningen zou ik misschien ook enkele standaardmails zetten zodat ik die snel kan versturen. Maar Streak lijkt me ook heel handig, het snoozen bijvoorbeeld! Ik ga het zeker eens bekijken 🙂
Goede tips! Ik had nog nooit van dat programma gehoord. Op mijn werk gebruik ik Outlook, daarin heb je ook de mogelijkheid om standaard berichtjes op te slaan en die dus heel handig in te voegen in de mail. Dat hoeft trouwens niet bij de handtekening zoals Kim aangeeft, er is een aparte functie voor 🙂 Gelukkig krijg ik die mails niet binnen op mijn smartphone, goed dat je nu werk en prive meer gescheiden kunt houden!