Sinds de komst van zoonlief probeer ik in plaats van harder te werken, slimmer te werken. Dat wil zeggen dat ik heel wat zaken geautomatiseerd heb en meer wil uitbesteden op termijn. Zo kan ik mij focussen op het creatieve gedeelte van mijn zaak en daarnaast ook op mijn gezin.

Enkele weken terug schreef ik nog op deze blog over shortcuts die je leven kunnen vergemakkelijken en vandaag wil ik het graag over zo een shortcut hebben. In mijn zoektocht naar systemen en tools om bepaalde taken mee te automatiseren, ben ik op één tool gestoten waarvan ik me al een aantal keren heb afgevraagd waarom ik die niet eerder ben beginnen gebruiken. Ik kende de tool in kwestie al langer, maar toen ik er een testaccount op aanmaakte jaren geleden, was het toch niet helemaal wat ik zocht precies. Een paar maanden geleden gaf ik het een tweede en kans het nu is het grote liefde tussen mij en Dubsado.
Dubsado is een CRM (Customer relationship management) voor kleine zelfstandigen: fotografen, designers, coaches,… Om het kort samen te vatten: voor iedereen die klanten maatwerk aanbiedt. Het komt er op neer dat alles op één plek gebeurt namelijk in Dubsado. Als een potentiële klant het contactformulier op je site invult, komt het terecht in Dubsado. Er wordt dan automatisch een workflow getriggerd, waardoor heel wat zaken min of meer automatisch gebeuren.

Van potentiële klant naar geboekt project in een handomdraai

Leads, oftewel potentiële klanten, zijn zo belangrijk voor iedere ondernemer of je nu net begonnen bent of al even bezig bent. Vaak krijg je ergens tussen de soep en de patatten een berichtje met de vraag of je een bepaalde opdracht ziet zitten. Uiteraard ben je zelf druk druk druk bezig en verlies je zulke berichtjes wel een keer uit het oog, wat zonde is, want wie weet had er uit dat ene berichtje een geweldig fijne samenwerking kunnen voortvloeien.

Tip: Je kan Dubsado gratis proberen. Een gratis account kan je gebruiken voor drie projecten. Wil je meer? Dan betaal je $30 per maand of $300 per jaar.

Als je een Dubsado formulier op je website plaatst en iemand vult dat in, dan komt dat mailtje rechtstreeks bij het Leads gedeelte van Dubsado. Hiermee kan je manueel aan de slag gaan, maar je kan er voor zorgen dat als de persoon in kwestie een bepaalde optie heeft aangevinkt of aangeduid in je formulier, hij meteen in een bepaalde workflow terecht komt. Op die manier kan hij bijvoorbeeld automatisch een offerte toegestuurd krijgen. Als hij deze aanvaardt, wordt er weer een volgende taak getriggered en zo neemt de workflow het werk van jou over.

Op die manier is het veel makkelijker en vlotter om van een potentiële klant, een lead, een echte, betalende klant te maken. Soms gebeurt het honderd procent automatisch en kan jij lekker blijven verder peren. Andere keren moet je al eens in Dubsado vliegen om een extra mailtje te beantwoorden. Maar al bij al maakt dit het hele proces een pak aangenamer, zowel voor jou als ondernemer als voor je klant, want die gaat meteen helemaal onder de indruk zijn van hoe vlotjes alles verloopt.

Workflows: jouw online butler

Als je met klanten werkt, dan merk je na een tijdje wel dat je iedere keer dezelfde mailtjes stuurt en dat het proces eigenlijk bij iedere klant min of meer hetzelfde is. Maak ik een geboortekaartje op maat, dan begint dat negen op de tien keren met iemand die me contacteert om te vragen of ik nog plaats heb in mijn planning. Daarop antwoord ik vervolgens ja of nee op basis van mijn planning. Vervolgens kan de klant misschien nog wat specifieke vragen stellen, maar eens alles in kannen en kruiken is, gaat de bal aan het rollen en neemt Dubsado het voor mij over.

De klant krijgt een digitaal contract toegestuurd dat ze digitaal kunnen ondertekenen. Eens dat Dubsado gezien heeft dat dat contract is ondertekend, wordt de volgende taak in de workflow getriggerd. In mijn geval wordt er dan een formulier met heel veel vragen opgestuurd. Vaak zit er tussen het moment dat de klant het voorschot betaalt en het contract tekent een aantal weken of zelfs maanden. Ik stel manueel een startdatum voor het project in en een paar dagen voor die datum, stuurt Dubsado automatisch een mail naar de klant om te zeggen dat we er in gaan vliegen. Op basis van de antwoorden die de klant gaf via het formulier, begin ik aan een eerste schets. Dan neem ik het terug over en wordt het terug wat manueler.

Je kan workflows voor een bepaald project aanpassen, want er zijn altijd uitzonderingen op de regel. Misschien wil je een bepaalde klant niet al na een week mailen om te vragen of hij een bepaald formulier wil invullen omdat je weet dat die klant in kwestie op vakantie is. Dan kan je instellen dat die mail specifiek voor die klant pas over twee weken wordt verstuurd.

Maar algemeen gezien speelt Dubsado je online butler die klanten ontvangt en op gepaste tijden voorziet van de nodige informatie. “Dames, heren, het avondmaal wordt geserveerd” wordt dan bijvoorbeeld “Binnen drie dagen begin ik aan jouw project!”. Klanten lijken die manier van werken met zo’n online butler ontzettend te appreciëren, want daardoor verloopt alles een pak vlotter en kan je als ondernemer geen mailtjes uit het oog verliezen waardoor de klant achter jouw veren moet zitten.

Tip: voor je workflows kan je office hours instellen. Automatische e-mails, het versturen van formulieren en dergelijke zal gebeuren tussen deze uren. Zo kunnen je klanten nooit denken: “Ha! Die reageert om 10u ’s avonds, dus dan gaat die vanaf nu altijd wel ook ’s avonds op mijn mailtjes antwoorden”.

Nog meer features!

Maar het gaat verder dan dat. Naast workflows heeft Dubsado nog verschillende features die nogal van pas komen. Een kleine greep uit hun aanbod:

  • Kan-Ban takenbord. Misschien gebruik je al een tool als Trello of Asana dat het kan-ban systeem volgt. Bij dit systeem krijg je meerdere kolommen. In mijn geval voor geboortekaartjes op maat is er een kolom schets, voor de opdrachten die in de schetsfase zitten, een kolom illustratie voor de opdrachten die in de illustratiefase zitten, een kolom voor de proefdrukfase en een kolom “wachten” voor opdrachten waarvan de kaartjes klaar zijn, maar waarbij we nog ongeduldig aan het wachten zijn op de baby. Je kan vervolgens taken van de ene kolom naar de andere verplaatsen. In mijn geval maak ik een taak aan met de naam van mijn klant en zet ik die vervolgens in de passende kolom. Dan weet ik “aah, het project voor klant A zit in de schetsfase, dat van klant B in de wachtfase”. Het geeft je een heel duidelijk én vooral visueel overzicht van welk project waar zit.
  • Een portaal voor je klant. Zelf werk ik er nog niet mee, maar in Dubsado is er de mogelijkheid om per klant een portaal te creëren. Je klant kan dan inloggen op dit portaal en kan daar alle mogelijke documenten en formulieren terugvinden die betrekking hebben tot een bepaald project. Je kan er bijvoorbeeld ook opnames van een coachingsessie delen of, in mijn geval, bijvoorbeeld ontwerpen ter feedback uploaden. Dit is uiteraard lekker handig, want zo heeft je klant alles op één plek en met hij niet altijd in z’n e-mails duiken om iets terug te vinden. Het is een functie die ik binnenkort wil beginnen gebruiken in mijn workflows, want volgens mij is het een meerwaarde naar je klant toe.
  • Opdrachten syncen met je eigen kalender. Je kan je eigen Google Calendar of iCal syncen met de kalender in Dubsado. Zo heb je op je dashboard in Dubsado een goed overzicht van wanneer je welke opdracht hebt lopen of er tijd is in je planning om een bepaalde nieuwe opdracht aan te nemen etc. Omgekeerd zorgt het ook dat je de opdrachten die in Dubsado staan met een bepaalde looptijd kan zien in je eigen kalender. Daardoor moet je niet altijd eerst Dubsado opengooien als je bijvoorbeeld onderweg bent en de vraag krijgt of je nog een plaatsje hebt in je planning voor een extra opdracht. Je werpt dan een blik op je gewone kalender app en dan weet je ook hoe je planning er voor staat.
  • Time tracking. Voor de meeste opdrachten die ik doe, werk ik met een pakketprijs, maar soms zijn er ook opdrachten waarbij ik mijn gepresteerde uren moet factureren. Dan is uiteraard zeer handig om je uren ergens bij te houden. In plaats van ze bij te houden ergens op een rondslingerend papiertje, kan je ze ook bijhouden in Dubsado. In principe zou je de getrackte uren vervolgens kunnen gebruiken om vanuit Dubsado zelf een factuur te sturen, maar facturen sturen is een feature die ik zelf niet gebruik (zie volgende puntje).
  • Boekhouding. Dit is een feature die ik heel graag zou gebruiken in Dubsado omdat ik dan het facturatiesysteem dat ik nu gebruik zou kunnen opzeggen en alles op één plek zou hebben, maar Dubsado is helaas een Amerikaanse app en daar moeten ze geen btw nummers toevoegen op hun facturen. Tot nu toe heb ik nog geen oplossing gevonden voor dat btw nummer probleem, helaas. Het zou superhandig zijn om rechtstreeks vanuit Dubsado de factuur te kunnen versturen naar klanten die zij vervolgens via Stripe/Bancontact kunnen betalen.

Misschien denk je nu: “Waw! Klinkt interessant, maar nogal overweldigend. Waar in godsnaam moet ik beginnen?!”. Je steekt heel wat tijd in de opzet van je Dubsado account. =De workflows uitwerken, de canned e-mails schrijven, de formulieren opstellen,… Het staat er niet allemaal van de ene dag op de andere. Plus je moet er ook even over nadenken voor je eraan begint. Gelukkig staat niets gegrift in steen.

Je kan de workflows, mails en aanverwanten gaandeweg nog aanpassen. Ik ben begonnen met één workflow op te stellen voor geboortekaartjes op maat om te zien hoe dat liep. Na een eerste klant heb ik daar dan wat zaken aan aangepast die toch niet helemaal nodig waren of toch niet zo vlot liepen als verwacht. Bij de volgende klant merkte ik nog een paar zaken op die ik dan weer naar de volgende klant toe heb aangepast. En ik probeer wekelijks nog steeds een paar dingen uit, gewoon om te kijken of het werkt en of het mijn leven makkelijker maakt.

Wat mij heel hard helpt bij het gebruik aan Dubsado is het zeer uitgebreide help center en de Facebookgroep. In het help center kan je op ongeveer iedere vraag rond Dubsado, ieder mogelijk probleem dat je kan tegenkomen, een antwoord vinden. Er is een hele “getting started” video serie waarmee je aan de slag kan gaan als je net begint te werken met Dubsado. Die video’s zijn keihard van pas gekomen bij mij. En het voordeel van de Facebookgroep is dat mensen er delen hoe zij Dubsado gebruiken of zich afvragen hoe je een bepaald probleem kan oplossen en er is altijd wel iemand die voor een bepaald probleem een creatieve oplossing heeft bedacht. Daarnaast zijn de mensen van Dubsado zelf heel actief in de groep en worden er wekelijks Live video’s opgenomen waarin bijvoorbeeld formulieren van andere Dubsado gebruikers worden geanalyseerd: wat is er nu al goed, wat kan er beter? Daaruit leer je ontzettend veel.

Het is dus een tool die blijft groeien en waar de ontwikkelaars heel veel tijd in blijven steken. Het Dubsado team blijft sleutelen aan z’n product en zorgt ervoor dat het alleen maar beter en beter wordt. Zo hebben ze onlangs een beta gelanceerd waarbij klanten een afspraak kunnen boeken via een kalender. Dat zou er dan weer voor zorgen dat je een dienst zoals Calendly kan opzeggen.

Soit. Ik heb al meerdere keren gevloekt dat ik deze tool niet eerder ben beginnen gebruiken, want man, het brengt zoveel rust met zich mee. Rust, duidelijkheid en structuur. En dat zijn de dingen die ik nu keihard nodig heb, nu ik aan het opstarten ben als zelfstandige in hoofdberoep. Een hele dikke aanrader dus, deze Dubsado.